貸切バスを借りる際には、バス会社から直接借りる方法と旅行会社を通じて手配してもらう方法があります。目的地がすでに決まっているときや費用を安く抑えたい場合には、バス会社に直接依頼する方が効果的です。しかし移動行程や食事場所、駐車場などの確保は自分たちで行わなければいけません。そのためバス会社から直接借りる場合には、しっかりとした予定表を作成しておくことが必要です。パックツアーや企画などから手配したい場合は、旅行会社に依頼するようにしましょう。直前にバスを借りようとしても、すでに使うグループなどがいると借りることができません。確実に貸切バスを手配できるように、利用したい場合は十分に余裕をもって手配しておくことが大事です。
貸切バスは定員以内であれば、一名からでも借りることができます。20名くらいまでならマイクロバスのような小型のもの、それよりも多くなるのなら中型や大型バスを借りるようにしましょう。乗車定員ぎりぎりのバスを借りてしまうと、たくさんの荷物がある場合には快適に利用できません。大き目の荷物がある場合、座席をつぶして荷物を積むこともあるので、ある程度余裕を持った大きさのバスを借りることが大事です。目的地でお土産などを買ったりすることで、さらに荷物が増えることもあります。その分の増加量も見越して、バスを借りることが必要です。借りる際にはしっかりと見積もりを取って、複数のバス会社で比較をすることが費用を抑えることに繋がります。
マイクロバスとは辞書的には定員10人から30人程度の小型バスを指しますが、公益社団法人日本バス協会による貸し切り観光バスの車両区分では、乗客席数15~20名程度の小型バスとされています。