法事・法要を行うことが決まったら、招待する方へ案内状を送ります。
いつどこで行うのかを明記します。菩提寺など代々法事を行っている場所であれば詳しく書かなくても問題ありませんが、そうでない場合や初めて参加する方がいるのであれば、住所まで詳しく記すことが大切です。また、何かあった時のために、会場の電話番号も記載するといいでしょう。
返信用のはがきは、予めフォーマットをこちらで決めておきましょう。出席と欠席のどちらかに○をつけるようにしておき、名前や住所を書く欄を指定しておきます。
また、卒塔婆(そとば)に関しては法事当日の申込みも受け付けられますが、前もって知っていればスムーズに準備できるため、返信用はがきで申込みの確認をする場合もあります。
そのために法事・法要の案内状は、1ヵ月半ほど前から作り始めます。案内状の枚数にもよりますが、印刷を依頼する必要があるためです。
最近では、ネットで注文をしてすぐに印刷をしてもらうこともできますが、なるべく余裕をもって作成しましょう。また、参加者を増やす場合に備えて、10部ほど多めに作っておくことをおすすめします。
また、出欠の確認を2週間前までに終わらせておくと、法要後の会食の準備(お店の予約など)をスムーズに行うことができます。