よく使用する連絡メールのフォーマットの様式は、雛形として準備しておくことが望ましいでしょう。メールを配信するときは、テンプレートのフォーマットで必要な項目を修正して送信するだけです。急いでいてもフォーマットがあれば、項目の漏れもなく最小限の入力でメールを作成できます。
日時や場所など、メールを配信するときに忘れがちな記述漏れの防止と、入力の手間の削減に役立ちます。
緊急時はテンプレート機能を利用して雛型のフォーマットを呼び出し、必要部分のみを入力・編集して送信するだけで済みます。
特にメール連絡網の場合、連絡項目のモレがあると問い合わせメールや電話が殺到したりする場合がありますので、テンプレートの内容を事前に十分検討しておく必要があります。