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たとえば、あなたが大切な人に何かプレゼントするとき、きっと相手の状況や性格、趣味や嗜好を考えるでしょう。相手が欲しい物を選び、内容を吟味します。きれいにラップし、洒落たリボンをかけます。そして、プレゼントを渡す場所を選び、言葉のメッセージを添えてプレゼントします。それはプレゼンテーションそのものです。
プレゼンテーションとは、あなたの意見、情報、あるいは、気持ちなどを、言葉と言葉以外の手段を使って、相手の注意を喚起し、興味を沸かせ、理解させ、合意させ、そして、相手にあなたの意図した行動をとらせることです。そのためには、相手を詳細に分析し、伝えたい内容を分かりやすく組み立て、最も効果的な場所を選んでプレゼンテーションをおこないます。
プレゼンテーションの戦略に基づいてシナリオ作りができれば、次に、相手を目の前にして、実際のプレゼンテーションをおこないます。伝達の方法は2種類あります。「言語による伝達」と「非言語による伝達」。あなたの話し方は、時には強く、時には弱く、高い声で、あるいは、低い声で、早く喋ったり、遅く喋ったり、変化を持たせて、聴き手の注意を喚起します。さらに、堂々とした態度、強いアイ・コンタクト、変化に富んだボディ・ラングエッジを駆使して、相手の興味を惹きつけるようにします。もちろん、常に、顔の表情にはスマイルを忘れてはいけません。
プレゼンテーションでビジュアルを使う目的は、相手の理解を助ける、興味をわかせる、記憶に留める、そして、時間を節約し効率化する、の4つです。これらの目的を達成するためには、パッと見てピンとくるシンプルなビジュアルでなければなりません。手元の配付資料をそのまま見せたり、文章の羅列を見せたり、細かい文字で書かれたビジュアルはご法度です。分かりやすくセンスのいいビジュアルをかっこよく見せましょう。そうすれば、相手はあなたのプレゼンテーションの虜になるはずです。
世の中には、プレゼンテーションで使えるビジュアル・メディア(視聴覚機器)がたくさんあります。それぞれのメディアには特性があり、その特性に熟知することが必要です。そして、プレゼンテーション戦略の3P分析に基づいて、あなたのプレゼンテーションに最適なメディアを選択することです。そして、ビジュアル・メディアの特性を知り、正しい使い方をマスターしましょう。もし、あなたが間違ったビジュアル・メディアを選択し、間違った使い方をするなら、相手の前で、あなたはコメディアンになってしまいます。
あなたのプレゼンテーションは、常に、最先端でなければなりません。古びたOHPプロジェクターで、手垢のついたシートを使い、薄暗い蛍光灯の下で、いくら斬新なアイデアだと訴えても、相手の心にはひびきません。最新のスペックを搭載したモバイルPCを、高解像度のプロジェクターやモニターに接続し、多彩なプレゼンテーション・ソフトを駆使し、パワフルにプレゼンテーションをおこないましょう。
あなたのパソコンインストールされているプレゼンテーション・ソフトを使いこなしましょう。あなたが伝えたいこと、言いたいこと、知ってもらいたいこと、マウスを使ってビジュアルを描いてみることです。そして、ビジュアルにアニメーションをつけ、話の流れに沿ってビジュアルを動かしてみましょう。そうすれば、相手の期待は高まり、あなたの話に集中し、洗練されたビジュアルの動きに感動するはずです。そして、あなたの提案に「イエス」と言うにちがいありません。プレゼンテーション・ソフトを使いこなせば、それが可能になります。