法定の帳簿書類を備え付けて取引を記録し、かつ保存すること(具体的要件として「帳簿書類を7年間整理保存すること」などがある。詳細は『戦略経営者』2018年6月号34頁・図1参照)
納税地の所轄税務署長に青色申告の承認の申請書を提出して、あらかじめ承認を受けておくこと
また、青色申告する場合の帳簿の記載事項には一定のルールが設けられています。例えば「現金の出納に関する事項」については、「取引の年月日、事由、出納先及び金額並びに日々の残高」を記載する必要があります(同・図2参照)。
これらの条件を満たして青色申告法人として認められると、貸倒引当金の特例、欠損金の繰り越し控除、特別償却、特別控除など、さまざまな特典が適用されます。
しかし、以下に挙げるような取り消し理由のいずれか一つにでも該当すると、その事実のあった事業年度にさかのぼって青色申告の承認が取り消されてしまいます。
帳簿書類に取引の全部または一部を隠ぺいしまたは仮装して記載し、その他その記載事項の全体についてその真実性を疑うに足りる相当の理由がある場合
こうしたことは、なにも〝紙〟の帳簿書類だけに限った話ではありません。電子データで保存した帳簿書類についても同様の取り扱いになるので注意が必要です。
なお、帳簿書類を電子データ保存する場合には、次の要件を満たす必要があります(電子帳簿保存法規則第3条)。
相互関連性の確保(電子データ保存の帳簿と、その帳簿と関連する他の帳簿との関連性を相互に追跡できるようにしておくこと)
関連書類等の備え付け(電子データ保存に併せて、帳簿書類の作成に使用するシステムの仕様書や操作説明書などを備え付けておくこと)
実は、世の中に出回っている会計ソフトすべてが電子帳簿保存法の要件を満たしているかというと、一概にそうとも言えないところがあります。また、電子帳簿保存の申請を出さずに、法定の帳簿書類を電子データで保存しているケースも散見されます。
つまり、青色申告法人を継続しながら会計帳簿のペーパーレス化を進めたいというのであれば、電子帳簿保存法にきちんと対応した会計ソフトを利用し、かつ所轄の税務署長に電子帳簿保存に関する所定の申請書を提出する必要があるということです。ちなみにTKCの会計システム「FXシリーズ」は、電子帳簿保存法に完全対応しています。すでに導入済みの企業については、安心してお使いください。
会計帳簿の電子保存も、世の中のあらゆる場面でAI(人工知能)や電子化が浸透する時代の流れの中にあります。税制もその流れを後押しする一環として、今年(平成30年)の税制改正において、所得税の青色申告特別控除の改正がありました。「取引を正規の簿記の原則に従って記録している者であって、電子帳簿保存法の適用を受けている場合または電子申告をしている場合は、青色申告特別控除の控除額が10万円優遇される」というインセンティブを与えました。この流れはいずれ法人税にも波及していくことでしょう。
(注) 当Q&Aの掲載内容は、個別の質問に対する回答であり、株式会社TKCは当Q&Aを参考にして発生した不利益や問題について何ら責任を負うものではありません。