コピー機の選び方で特に代表的なのは、ランニングコストだと思います。ランニングコストは、機器の保守・管理にかかる必要費用のことです。例えば、コピー機の場合、消耗品であるインクカートリッジやコピー用紙などが挙げられます。意外と見落としがちですが、コピー機を導入すると、その契約(購入・リース・レンタル)費用だけでなく、基本料金やカウンター料金・インクカートリッジ料金・コピー用紙料金などがかかるのです。さらに、トナー料金が別途かかることもあるため、契約の際はしっかりと確認しておく必要があります。
実は、このようなランニングコストを隅々まで説明してくれるコピー機提供会社は少なく、コピー機自体の安価さをアピールするばかりで、ランニングコストまでのケアをしてくれません。そのため、実際に導入してみると、コピー機以外にかかる料金が思ったよりも高く、コスト削減にならなかったという事例もあります。コピー機を導入する際は、ランニングコストもしっかりと考慮して総合的に判断し、費用がどれくらいかかるかの見積もりをする必要があるでしょう。
また、コピー機の契約には「購入」・「リース」・「レンタル」と3つあるので、使用頻度や用途に合わせた契約を選びましょう。