ウェブデザインやシステム開発等のIT業務の発注では、RFP(Request Proposal:提案依頼書を作成し、開発会社に提出して提案書を出してもらうことがよく行われます。リサーチの依頼、特に海外の調査会社へ市場調査や消費者調査等を依頼する場合も、一般的にRFPを作成して調査会社に依頼します。
「わざわざ書類を作成して提案を依頼するなんて面倒」と思われるかもしれませんが、メリットとして、1)より現実的な提案を受けやすい、2)後々の交渉時間の短縮、などが挙げられます。また、RFPがあれば、費用の交渉もしやすくなります。
RFPの形式は様々ありますが、主には下記のような内容を含めるのが一般的です。
調査の目的 Objective) 背景情報を受けて、調査の目的を記します。例えば、顧客のペルソナを作るため、プロトタイプに対して顧客からのフィードバックを得る等などです。
Q1. プロジェクトの情報は、情報漏洩防止のため、出来るだけ外部には共有したくない。提案依頼書にはどこまで詳しく内容を書けば良いのか。
A1. 外部に出せない機密情報がある場合は、RFPを出す前に機密保持契約(NDA:Non-Disclosure Agreement)を結ぶことをお勧めします。NDAを結んだからといって、必ずしも業務を委託する必要はありません。
ビジネス課題が複雑な場合には、見積もり依頼よりも提案依頼(RFP)を出すことをお勧めします。そうすることで、ビジネス課題解決に近道な調査アプローチの提案を受けることもできます。
RFPを出した後でも、メールで依頼書の内容について質問がくることがあります。場合によっては、何回かやり取りすることもありますが、答えられないような内容は、正直に答えられないと返事して問題ないと思います。
海外、特に欧米では事業会社から調査会社に業務を依頼する際には、RFPを出すことが一般的です。初めてRFPを書くことは、最初は大変かもしれませんが、慣れれば作成は楽になると思います。調査会社に依頼する際には、ぜひRFPをご活用ください。