日本政府が「働き方改革実行計画」を策定するなど、近年、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が求められています。政府は、テレワークを「働き方改革」の切り札の一つとして位置づけ、その推進を掲げています。総務省の「平成28年通信利用動向調査」によれば、テレワークは企業全体の13.3%で導入されており、このうち実に86.2%の企業が、導入に対して効果を実感しています。
テレワークを円滑に実施するうえでは、関係者とのコミュニケーションが重要となり、電話会議をはじめとする会議サービスの活用が期待されます。
そこで今回は、ビジネスでも利用することが多いスマートフォン(スマホ)により電話会議を行うメリットについてご説明するとともに、このメリットを生かした電話会議の活用シーンをご紹介します。
スマートフォンは、その急速な普及に伴い、ビジネスシーンでも利用する機会が増えています。会議サービスの利用においても例外ではありません。使い慣れたスマートフォンから電話会議に参加できるということは、安心感にもつながります。
では、電話会議においてスマートフォンを利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
まず、電話会議では、専用設備が不要ですので、お手持ちのスマートフォンさえあれば、社内・社外、外出先、移動中、自宅など、場所を問わず、どこからでも簡単に会議に参加することが可能です。また、24時間365日いつでも利用することができるので、急な会議時間の変更の際などにも困ることはありません。
そして、電話会議は、格安の電話サービス(IP電話など)に比べて、電話回線を直接利用することにより音声品質が高く保たれているため、会議を効果的に進行することができます。このことは、固定電話だけでなく、スマートフォンを電話会議に利用する際にも当てはまり、遠隔地や海外との会議もスムーズに行うことが可能です。
さらに、スマートフォンの電話会議アプリを利用すれば、わざわざアクセス先の電話番号やパスコードを覚えたり、あらかじめ手元に用意したりする必要がなく、大変便利です。
次に、スマートフォンを利用して電話会議を行う具体的な活用シーンを3つご紹介したいと思います。
自宅、外出先、移動時に適当な場所から、そして、サテライトオフィスやレンタルオフィスなどから、普段使っているスマートフォン1つで、簡単に会議に参加することができます。そのため、わざわざ会社や現地に出向いたり出張したりすることなく、どこからでも、会議、打ち合わせ、商談や交渉などが行えます。また、会社などへの移動に要する時間や手間も大幅に削減されますので、業務の生産性をより高めることができます。
国内、海外を問わず、安定した音声品質により、支店、取引先など複数拠点との会議が可能です。会議では、通常、ディスカッションや質疑応答などの双方向の会話が多くなります。特に、海外拠点の関係者と話をする場合には、双方向のやり取りは重要であり、最適な方法でコミュニケーションをとることが必要になります。この点、スマートフォンを利用して電話会議を行うことで、海外拠点や遠隔地との双方向のやり取りや情報共有も手軽に行え、スムーズに進行することができます。
このように、電話会議に参加するときの面倒な手間が省けますので、快適に遠隔地とコミュニケーションを行うことが可能です。
今回のコラムでは、電話会議においてスマートフォンを利用するメリットについて説明し、このメリットを生かした電話会議の活用シーンを紹介してきました。近年、ビジネスでスマートフォンを使う機会が多くなり、電話会議などの会議サービスにおいても、今後、有効に活用できる場面が多くあるものと考えられます。
スマートフォンで電話会議を行うことで、日々の業務効率化・コミュニケーション円滑化・生産性の向上が期待できます。
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