特に製造業を対象として、ベテラン従業員の頭の中に私蔵されたナレッジの継承を主な目的とするもので、そのためにまずナレッジの見える化、体系化というステップを必要とする。
一方で、企業には、既に"形式知"として見える化され、蓄積されている文書データが膨大にある。実はこの状況もまた、企業の効率的な文書活用を大きく阻害する要因となっている。エンドユーザーは、「自分が参照したい文書が、どこにあるのか分からない」というストレスを日々感じているのだ。
今回の取材では、「働き方改革をしたいので、膨大な文書を効率的に扱えるようにしたい」という相談が多く寄せられるというベンダーの声を聞いた。銀行や保険、証券などのように、紙文書の取り扱いが必要な企業からの問い合わせが多いというが、それだけでなく一般企業の経理や調達、技術など、さまざまな業務部門で「必要な文書が探せない」ことが課題になっている。
その際に有効活用できるのが、文書管理ツールだ。まだ電子化されていない紙文書についてはPDF化を進めて、まずは電子データ化するところから始める必要があるが、「蓄積された文書データの中から、欲しい文書を迅速かつ正確に見つけ出し、本来の活用にストレスなく結び付ける」という点において、文書管理ツールは、非常に強力なサポートを提供するものだ。