全体的にこれまでを振り返って、色々お世話になりましたという内容と後任の情報があれば間違いはない。また、はがきでの挨拶状が常識ではあるが、最近ではメールでも失礼にはあたらないという。とはいえ、年配の方や目上の方にははがきで対応することをおすすめする。
これまでの思い出話に花を咲かせ、アツい想いを込め文を〆る。それで終わってはいけないのが挨拶メールだ。自分が去った後も円滑に業務が進むよう、後任の名前を書き忘れないこと。また、人柄なども加えるとより不安なくスムーズに事が運ぶだろう。
人事通達をされたとはいえ、すぐに言うのはNG。解禁日が設けられていることもあるので、自分で判断するのではなく1度上司へ相談するのが良いだろう。
また、「出張などで○○支社にいらした際は是非、声をかけてください。」を削除する。
○○○○在勤中は公私ともにご厚情ご指導を賜りましたことを心より深く感謝いたしております。
つきましては、以下の通り後任担当者へ業務を引き継ぐこととなりましたので
○○○○在勤中は公私ともにご厚情ご指導を賜りましたことを心より深く感謝いたしております
上記はあくまでほんの一例である。関わりの深かった人にはよりパーソナル話題を盛り込んでみても良いだろう。これを参考に、少しでも役に立てたなら幸いだ。