取引先から受け取った証憑書類や企業が作成した帳簿書類などの税務上の書類は、日々きちんと整理保存していますか?後日調べたり、税務調査を受けるときのためにもきちんと整理保存しておくことが必要です。
日々の取引における領収書などの証憑書類をもとに、日々誠実に記帳しなければなりません。そしてその際、適法に会計処理等を行うことが何よりも重要となります。そうすることにより、帳簿等の証拠力が増し、自社を守ることにもなるのです。
証憑書類等は、税務調査等で要請があればすぐ取り出せるように整理保存しておく必要があります。
「原始記録」とは、取引等における最初の記録で、例えば顧客に商品等を販売した場合であれば、その顧客に確かに販売したという記録(受領書等)です。
総会や取締役会は商法に則って開催しなければならず、その議事録は必ず作成し、保存しておかなければなりません。
税務上の帳簿書類には、7年間ないし5年間の保存が法律で義務づけられているものがありますので注意してください。またこれらの保存場所は、納税地(通常は本店所在地)又は、支社、営業所と税法で規定されています。主な帳簿書類の保存期間は次のとおりです。
前述のような所得税法や法人税法等の各税法で保存しなければならない帳簿書類のうち、コンピューターで作成するものについては、税務署長の承認を受けた場合、一定の要件のもとで、コンパクトディスクや磁気ディスク、磁気テープ等の媒体に記録した電子データのまま保存することができます。
自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成する帳簿書類で、次のようなものが対象になります。