文書のなかには、商法や会社法、法人税法や労働基準法等の法令で保存期間が定められたものがあります。法的に保存が義務付けられているので、これらは法定保存期間内は間違いなく保存しておく必要があります。
説明責任や内部統制に対応した整理、保存、廃棄の基準が今ほど求められる時代はない、といっても過言ではありません。
この6月10日には、公文書管理法案が衆議院内閣委員会にて全会一致で可決されました。この法案では、文書破棄の最終判断は首相に委ねられています。
組織の文書管理規程は、形骸化している、とよくいわれます。残すべきものを確実に保存していくために、法律および組織内での必要性を踏まえ、文書ごとの保存期間、保存の判断基準、目的を明文化し、残すべきものを確実に残し、不要なものを定期的に処分する新しい仕組みづくりが求められています。