Boxはクラウドのファイル管理サービスの世界的な大手企業です。近年では日本でも利用企業が増えており、特にその堅牢かつ柔軟なセキュリティが評価されています。
今回のプラグインは、kintone連携によりプロジェクトの一括管理を実現します。今までファイルと進捗の管理は別々だったのが、1つの画面で一括管理できるようになります。
近年企業での活用が広がっているクラウドストレージサービスです。boxを知らない方も「dropbox」ならご存知ではないでしょうか。クラウド上にファイルを置き、webからアクセスができるようになります。
そんな人気サービスのboxですが、kintoneと連携することで何ができるのでしょうか?
連携するフォルダを指定し、その中にあるフォルダがkintoneのレコードと結びつきます。レコードの詳細画面にboxのビューアが表示される仕組みです。
kintoneの立場で言えば、苦手なファイルの取り扱いをカバーすることができます。容量もさることながら、プレビューや外部共有の機能までカバーできるのは嬉しい点です。
入力するのは、連携する「フォルダ」「フィールド」「スペース」の情報だけです。アプリ側のフィールドも文字列1行が2つ、スペース1つだけでOKです。
と言っても難しくはありません。ボタンを押す・ログインする・連携を許可する、の3ステップだけです。
ポイントはユーザー(ブラウザ)ごとに認証を行うこと。つまり、boxで設定した権限を反映することができます。
認証はブラウザのセッションが続いている間は生きているため、PCを再起動したり時間が経つと再認証をする仕組みです。
さて、そんなbox連携プラグインは、どんなシーンで効果を発揮するのでしょうか?私の中では大きく3つのストーリーが思い浮かびました。
そして、製作の進捗管理も必要な業界です。全体の進捗は担当者の頭の中、なんてことも少なくありません。kintoneで可視化することで、トラブルの回避や効率的なマネジメントができそうです。
boxは企業間のファイル共有に多く使われています。高いセキュリティと柔軟な管理がそれをサポートします。しかし、プロジェクトの管理はファイルだけでなく、進捗の管理も必要です。
この辺りはkinotneの十八番ですね。取引先はboxを直接操作しつつ、社内のメンバーはkintoneから操作する。ファイルを追いながら進捗を入力していけば、効率的な管理が実現できるでしょう。
kintoneは画像のサムネイル表示に対応していますが、画像以外は一度ダウンロードする必要があります。その点boxは幅広いファイルのプレビュー表示に対応しています。boxを導入する大きな理由の1つです。
ということで、実際に試してみました。「Box Community」からサポートに投稿をします。
早速kintoneからbox画面を見てみましょう。kintone HPから拝借した製品ロゴのepsファイルがあります。これをクリックしてみると。。。
いかがだったでしょうか。boxを導入済みの会社様であれば、更なる効率化にkintone連携は有効な手段になると思います!
また、これから大容量ファイルを扱う業務の管理効率化を考えていれば、セットの利用を検討してみてはいかがでしょうか^^