প্রশাসনিক অনুমোদন সাধারণত যাচাই উপর ভিত্তি করে যে আদেশ আইটেমগুলি প্রকৃতপক্ষে প্রাপ্ত হয়েছিল এবং সরকারের বৈশিষ্ট্যগুলি পূরণ করেছিল এবং এইভাবে অর্থ প্রদানের জন্য কোনও বিক্রেতার অনুরোধ (চালানপত্র) বৈধ করে।
ইনভয়েস শুধুমাত্র তখনই অনুমোদিত হতে পারে যখন আইটেমগুলি গ্রহণ করা হয়।