এরপর কর্মকর্তাটির প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য ২০ দিন সময় রয়েছে এবং রেকর্ডটি আটকে রাখা এবং রেকর্ডটি কেন আটকে রাখা হচ্ছে তা বর্ণনা করার জন্য প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন।
অফিসিয়ালের প্রতিক্রিয়ার জন্য রেকর্ডটি আটকে রাখার বিবরণ বা রেকর্ডটি কেন আটকে রাখা হচ্ছে তার কারণ অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই।