Comment l’outil vit-il sa vie ? Comment est-il utilisé ? Par quels publics ? Qu’en pensent les utilisateurs ? Autant de questions qui taraudent le promoteur que vous êtes. Les années passant d’autres surgiront : faut-il le rééditer ? n’a-t-il pas trop vieilli ?
Pour retravailler votre outil et l’enrichir des expériences des utilisateurs, vous avez mis en place les stratégies d’évaluation présentées au Temps 3. Si les procédures et outils ont été conçus au Temps 3, c’est au Temps 5 que vous récolterez les données d’évaluation.
Une évaluation d’expertise « externe » peut compléter la mise en place des modalités d’évaluation décrites précédemment.
En Communauté française de Belgique, les deux principaux comités d’experts sont ceux de la Médiathèque de la Communauté française de Belgique et de PIPSa. Les premiers centrent leurs activités sur l’évaluation des documents audio-visuels (vidéo et CDrom) disponibles sur le marché, les seconds sur tous les types de supports.
Cette évaluation permet de mesurer la qualité intrinsèque de l’outil. Son objectif premier n’est pas d’écarter ou de cautionner l’outil mais d’en révéler des facettes parfois cachées ou les lacunes, d’en proposer des modes d’utilisation etc. Rendu public, cet avis d’expertise fournit des éléments utiles aux utilisateurs d’outils et leur permettent de choisir celui qui leur convient le mieux. Egalement informés, les responsables de catalogues et les gestionnaires de sites peuvent décider en connaissance de cause de référencer ou non votre outil.
A partir de cette expertise, le promoteur peut par ailleurs améliorer l’outil en vue d’une réédition ou d’une actualisation ou créer d’autres outils en respectant – encore ! – mieux une démarche-qualité rigoureuse.
Certaines lacunes ont été pointées par une évaluation ? Des changements sont nécessaires ? Des chiffres, des dates, des adresses sont à modifier ? Une actualisation s’impose…
L’importance de la procédure d’actualisation dépend évidemment du type de support utilisé et de l’importance de la modification à apporter. Il peut s’agir d’ajouter/modifier des cartes-épreuves, ajouter/modifier des illustrations, mettre à jour/modifier des adresses, des références etc.
Tous les supports ne se prêtent pas aux modifications avec la même facilité. En cas de jeu ou de kit pédagogique par exemple, cette démarche peut se réduire à une page Internet téléchargeable mentionnant les données mises à jour (complément, nouveau jeu, questions etc.)
Une exposition, une brochure, une affiche devront, quant à elles, être reproduites ou rééditées.
Une actualisation de l’outil peut également être envisagée pour le « moderniser », faciliter son utilisation et/ou élargir sa diffusion. Un ouvrage pourra ainsi être mis en ligne ou gravé sur CDrom, une exposition peut être déclinée en jeu.
Le coût lié à cette phase n’est généralement pas budgétisé dès le départ. Il s’agit en quelque sorte d’un nouveau projet autour de l’outil.