Siempre existen, lo sé, honrosas y modélicas excepciones, pero no creo alejarme mucho de la realidad si afirmo, así, abiertamente, que la gestión y calidad de las reuniones sigue siendo uno de los puntos débiles de la mayoría de las organizaciones, o quizás, ya por crónica y ancestral, una de aquellas realidades con las que hay que resignarse por irremediable.
Recientemente, en el marco de un proyecto de colaboración para mejorar la calidad de la comunicación interna de aquellas personas con responsabilidades de dirección, volvió a salir el tema de las reuniones y junto a las causas típicas, surgió también la importancia de hacer lo imposible, a nivel personal, por asegurar unos aspectos clave que, si bien no pueden asegurar la eficacia de una reunión, sí que son determinantes para pronosticar lo que cabe esperar de ella.
Entre algunas ideas para apoyar esta necesidad, surgió una muy sencilla que consistía en colocar sobre cada mesa de las salas de reuniones, un decálogo que expusiera de manera permanente aquellos aspectos básicos que hay que asegurar para aspirar a que las reuniones sean efectivas. De esta manera, se brindaría a las personas la oportunidad de recordar estos factores y revisar sus actuaciones de manera continuada, cada vez que participaran en una reunión.
Con la responsable del proyecto, pensamos que la idea no estaba mal, era sencilla, no entrañaba ningún riesgo y, de generar algo, lo único que se podía esperar es que fuera algo bueno. Pero también pareció muy probable que, al poco, las miradas acabaran deslizándose a través de estos cartelitos, sin reparar en ellos de manera especial por formar parte del escenario. Vaya, que raras veces algo llama la atención cuando es conocido.
Fue de esta manera que surgió la idea:
- Había que hacer visible el decálogo prestando atención a su diseño y aumentando su tamaño del tal modo que se pudiera colgar, de manera ostensible en una pared de la sala donde permanecería expuesto.
- Lo siguiente era darle vida a este poster invitando a las personas a valorar cada reunión en función de los factores del decálogo .
- El método para hacerlo debía ser sencillo, simplemente colocando un adhesivo rojo sobre aquellos factores del decálogo que no se hayan respetado en el marco de aquella reunión. También se podría abrir la posibilidad de valorar con color verde aquellos factores que se consideren modélicos en aquella reunión.
- Una vez valorada, no sería necesario que las personas comentasen los resultados, al menos de manera formal. Sería suficiente con dejar las valoraciones de la reunión expuestas en el decálogo.
- Reunión tras reunión los suyo sería ir repitiendo la misma operación con cada encuentro de tal manera que, con el tiempo, el poster sería un cúmulo de valoraciones cuya concentración, en tal o cual punto del decálogo, reflejaría aquellos aspectos que se consideran más positivos y aquellos que son puntos débiles del modo de llevar a cabo las reuniones de la organización.
- Pasado un tiempo [puede ser un mes], se volcaría toda la información, se limpiaría el decálogo de valoraciones y se volvería a empezar de nuevo.
- Con el volcado de valoraciones se podría construir una línea base que indicase la evolución de las reuniones y permitiera establecer una hipótesis sobre la influencia del decálogo en su mejora.
Lo que se espera es que la exposición permanente de estas valoraciones:
- Motive a mirar el cartel y en consecuencia, a revisar el catálogo.
- Incida en la toma de consciencia de los aspectos que deben mejorarse.
- Que el feedback continuo impacte de manera directa, mejorando las reuniones de trabajo.
Una buena hipótesis de trabajo que no comporta, en caso contrario, ningún riesgo y que sitúa esta metodología entre las herramientas de aprendizaje informal más sencillas.
De ahí que un buen título para este método sea el de “Metodología Dorian de evaluación y mejora de reuniones” ya que evoca El retrato de Dorian Gray [1890] de Oscar Wilde, donde el personaje principal posee un retrato de sí mismo que se desfigura y transforma como consecuencia de las abominaciones a las que se entrega su propietario mientras, este último, conserva intacta su apariencia. Ver el cuadro lo hace consciente de sus actos y le recuerda quien ha sido.
Este es mi obsequio de Navidad, especialmente dedicado a Glòria Oller, protagonista de su gestación, y a todas y todos aquellos que creáis que os puede ser útil :)
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La primera imagen corresponde a un detalle de Eco y Narciso de John William Waterhouse [1903]
La segunda imagen pertenece a la versión cinematográfica de The Picture of Dorian Gray dirigida por Albert Lewin [1945]