Relaciones Públicas en la Universidad/Planificación
Dentro de la planificación se deben tener en cuenta los siguientes factores:
Eficiencia: Cuando se cumple un objetivo en tiempo y en forma.
Eficacia: Cuando se cumple un objetivo de la mejor manera.
Tres tipos de decisiones:
Estrategias: Se determinan los hechos y acciones fundamentales, vitales, y entorno de las que se va a encolumnar todo lo que conforma la organización. Es el ¿que hacer?. Recursos económicos, humanos y tecnológicos.
Este tipo de decisión se toma por parte de los cargos mas altos de una empresa, aquellos que manejan el capital (accionistas, dueños).
Tácticas: Son los caminos alternativos, formas y herramientas que posibilitan alcanzar y desarrollar las estrategias(¿cómo hacerlo?).
Operativas: Son los distintos procedimientos. La técnica utilizada(¿quién lo hace?).
Para saber que camino se utilizan los parámetros críticos de eficiencia.
Se les llama parámetros porque varían muy poco, y críticos porque es vital e irremplazable (alcanzar objetivos en tiempo y forma).
El plan y el programa no son lo mismo.
Plan: Decisiones para alcanzar un fin determinado. Acciones generales.
Programa: Plan pormenorizado, con acciones detalladas, calendarisadas con lugar, detalle operativo de procedimientos y que acción le corresponde a cada persona.
"Lograr las acciones con eficacia, con el menor tiempo posible, y con el mas bajo costo".
Acciones o herramientas que se planifican en Relaciones Públicas:
Público Interno
House Organ: Es la revista interna de cada empresa.
Carteleras: Se utilizan diferenciación en los colores de los mensajes.
Capacitaciones a los empleados.
Eventos sociales.
Manual del empleado.
Libro blanco: Es un manual con la filosofía y la misión de la organización.
Buzón de sugerencias: Con o sin formularios. Anónimo. También es de publico externo.
Memoria y balance anual.
Público Externo
Relación con lo medios de comunicación:
Gacetilla de Prensa: Consta de una hoja en la que se comunica algo a los medios que éstos no están obligados a publicar. Características:
Enviada a un contacto. Personalizada.
Fecha y horario: Claro y conciso que es lo que se quiere comunicar.
Escrito en lenguaje periodístico: De ser posible, para que no tenga que ser trascripto.
Se comunican eventos, llamados a conferencias de prensa, etc.
Se deben comunicar cosas gratuitas, como conferencias de una empresa X abierta al publico en general.
Comunicado de Prensa: Información escrita que se distribuye a los medios leída o no por un representante de la empresa X.
No debe ser medible a falsas interpretaciones. Tiene que ser muy claro y conciso. Es gratuito y mas extenso que la gacetilla. Trata de algo que se sale a desmentir. El medio lo publica si quiere y si le interesa.
Rueda de Prensa: Es mas informal que la conferencia de prensa. La prensa rodea al protagonista. Se organiza a nivel de que hay algo importante que comunicar. Es una mini conferencia.
Conferencia de Prensa: Convocatoria organizada de los medios. Con lugar físico, horario y designación de aquellos que van a hablar. Es solicitada con una cierta anticipación.
Relaciones con el Gobierno
Acciones de Lobby: Es la relación que tiene la empresa con el gobierno. Se trata de persuadir a figuras políticas del poder legislativo y ejecutivo. Lo mejor para mi y para la comunidad.
Publicidad Institucional: Se reconoce como es la empresa, cuales son sus valores. Se utiliza cine y TV, y la radio solo se usa en apoyo a la campaña. Cuando no hay presupuesto, se realiza una fuerte campaña en la vía pública únicamente.
Es aquella que da a conocer la organización, sus valores, sus creencias. No se da a conocer su producto, pero se lo puede mostrar indirectamente. Ejemplo: La Serenísima.
Folletos Institucionales
CD Institucional: Son CD’s que explican que es lo que se hace en la empresa. Se usan en campañas políticas para explicar lo que se hace en la campaña.
Página WEB (no interactiva)
Video Mailing: Son videos institucionales que se envían por correo.
Newsletter: Es una mini revista de una o dos hojas. Se escribe como noticias, y se envía junto a las facturas, etc. Da información sobre actividades y productos.
Visitas Guiadas: Son las que se hacen dentro de una organización para que el publico conozca a la misma por dentro. Se regalan productos a los visitantes.
Eventos académicos, deportivos y culturales
Centro de Atención al Cliente: 0-800-XXXXX. Es un servicio adicional de un producto o servicio.
Videos Institucionales
Programas para Becas de Investigación: Perfeccionamiento tanto para publico interno como externo.
Sponsoring, Auspicio o Patrocinio: Es cuando se auspicia a organizaciones o empresas con o sin fines de lucro, siempre en cuando el auspiciado y el auspiciante tengan los mismos valores.
Ceremonial y Protocolo: Son leyes que se utilizan en actos públicos que ordenan participación de personas.
Solicitada: Es reconocible por el titulo. Es un pedido o solicitud, que lleva la firma de quien o quienes la realizan.
Inserts: Son publicaciones institucionales que vienen abrochadas en la página central de una revista. Puede ser un librito o una hoja.
Padrinazgos: Son para demostrar a la comunidad un servicio de bien. Ejemplo: apadrinar plazas, hospitales, etc.
Donaciones: Las hacen las instituciones, asegurándose que la comunidad se de por enterada de las mismas.
Organización de Eventos: Se utilizan para presentar un nuevo producto o un relanzamiento del mismo, o también para festejos de la empresa.
Mailing: Correo Personalizado. Es poco utilizado porque es caro. Es la manera mas elegante de llegar a un cliente jerárquico de mi empresa. Mail: no está muy bien visto, pero es más económico.
Regalos Empresariales: Se hacen cuando sucede algo importante en la empresa. Siempre se tiene que notar quien es el que regala, y saber que va a ser del agrado de la persona que lo reciba.