Tan peligroso es que lances piedras al aire,
como que a un tonto le des trabajo en tu casa.
Proverbios 26.10 TLA
Supervisando las tareas delegadas
Fue William Onken II quien hace unos 50 años popularizó las reglas para la delegación y administración del tiempo. Estas sin duda han contribuido al liderazgo de aquellos jefes que procuran la eficiencia y la eficacia que el mundo competitivo demanda. Quizás el enfoque de Onken fue un posicionamiento del jefe sobre la base de una determinación fuerte –a veces muy mal interpretada, para ejercer un liderazgo firme.
Habilidades necesarias en la delegación de tareas
Un jefe de departamento tiene que tener claridad y enfoque en su función como supervisor. Debe reconocer o aceptar la responsabilidad de supervisar tanto al empleado como a su tarea, conforme la naturaleza de la tarea lo requiera. Inicialmente debe ser capaz de determinar si la tarea amerita el tiempo de la persona, si es factible el proyecto o la propuesta. Determinar si realmente la tarea contribuye a los objetivos de la empresa es clave para establecer prioridades y es base para la organización.
El supervisor debe tener esa curiosa combinación de eficiencia con humildad para mantener en su departamento todas las tareas necesarias, sólo las tareas necesarias y a la vez sólo las tareas que él pueda supervisar. Sencillo, la cantidad de tareas que debe delegar debe mantenerse debajo del número máximo de supervisores que el tenga tiempo de realizar. Puesto que a fin de cuentas el supervisor no se exime de la responsabilidad ante sus superiores de las tareas que él ha delegado, dejar tareas sin supervisor le puede traer consecuencias. El impacto seria negativo para toda la organización. Si hay más tareas de las que puedan ser supervisadas adecuadamente, es mejor priorizar.
Los estándares de calidad son una buena razón para que el jefe sepa aconsejar efectivamente. Aconsejar desarrolla a los empleados. El jefe debe asegurarse de lo que sus subordinados pueden manejar, y entonces darles espacio suficiente para que hagan su trabajo. Pero debe asegurarse de estar allí cuando ellos lo necesiten. La disposición del jefe por aconsejar en lugar de criticar logra que los empleados se sientan más cómodos. De esa manera el trabajo lo harán ellos, el jefe logrará un eficaz seguimiento.
La supervisión de las tareas delegadas requiere que el jefe sepa hacer las preguntas. ¿Cómo va ese trabajo? ¿Cuándo crees que lo tendrás terminado? El jefe supervisa pero sin hacer sentir que anda “a la caza”. El supervisor debe aprender el tino para ceder el paso al subordinado y que entonces éste solicite que la supervisión pueda llevarse a cabo en el lugar y el tiempo que sea iniciativa de él. No mate esas iniciativas, antes bien debes estimularlas. Esto provoca un contacto espontáneo para informar del progreso o para requerir información adicional. Por supuesto que el programa que incluye este tiempo de supervisión debe seguir elaborándolo el jefe, y de esa manera mantener el orden y el control, especialmente de su propio tiempo.
¿Y el mono?
Onken usó la figura de que hay que saber alimentar y entrenar a los monos. No hay que permitir que se distraigan, que se duerman, que se enfermen, ni mucho menos que se mueran. Esto se logra alimentándolos adecuadamente en el momento
oportuno. En esta analogía, alimentar a un mono simboliza «el siguiente paso en el cumplimiento de una tarea».
Más allá de la supervisión
Los líderes de una comunidad, sea esta empresarial, social, educativa, religiosa, y hasta política, deben tomar en cuenta la prioridad de elevar el porcentaje del personal comprometido mediante una dirección sabia, una motivación apasionada, y una supervisión servicial. El trabajo de supervisión implica esas tres áreas básicas de responsabilidad. Estas áreas debe dirigirlas hacia todos, pero debe comenzar antes en adoptarlas al máximo para sí mismo. En el desarrollo de esas tres áreas, el jefe debe nuevamente reconocer que los altos estándares de controles de calidad le exigen que él mismo deba estar en capacidad de mejorar sus habilidades de supervisión. Necesita de continuo saber aplicar técnicas para la solución de conflictos y querrá adoptar principios y valores que mejoran la productividad del personal a su cargo .