Según David Allen, para decidir sobre la marcha qué hacer en un momento dado, existen cuatro criterios, que debes aplicar en el siguiente orden:
- Situación o Contexto
- Tiempo Disponible
- Energía Disponible
- Prioridad
Situación o Contexto: Aunque muchas próximas acciones se pueden llevar a cabo en cualquier lugar, la mayoría requieren o que te encuentres en una ubicación específica (tu casa, la oficina, el supermercado) o que tengas una determinada herramienta a mano (el teléfono, el ordenador). En ocasiones puede también resultar útil considerar una persona como situación o contexto. Si por ejemplo tienes que hablar algo importante con tu jefe y debes hacerlo cara a cara, el contexto podría ser «con mi jefe en persona», ya que en realidad da igual que sea en la oficina o en una cafetería.
Lo primero que debes tener en cuenta por tanto al decidir qué hacer son todas estas limitaciones y excluir las próximas acciones que requieren una situación o contexto distinto al que te encuentras.
Tiempo Disponible: Lo siguiente que debes tener en cuenta es el tiempo del que dispones antes de tu siguiente compromiso en la agenda. Si tienes que asistir a una reunión que empieza en diez minutos no tiene sentido que comiences una próxima acción que te va a llevar media hora. Excluye también por tanto las próximas acciones que requieren más tiempo del que tienes en este momento.
Energía Disponible: Por desgracia tu nivel de energía al final de una dura jornada de trabajo no es el mismo que a primera hora de la mañana. Afortunadamente no todas tus próximas acciones requieren el mismo nivel de atención y energía, sea ésta física o mental, así que normalmente encontrarás con facilidad próximas acciones que se adecuen a tu nivel de energía en cada momento. Ten siempre en cuenta cuál es tu nivel actual de energía y evita las próximas acciones que necesiten un nivel mayor.
Prioridad: Una vez que has tenido en cuenta tu situación, el tiempo y la energía de que dispones, debes plantearte cuál de entre todas las próximas acciones que aún no has excluido te va a proporcionar un retorno mayor. Este último paso depende en gran medida de tu intuición, aunque los otros dos modelos que veremos en semanas sucesivas te serán de gran ayuda a la hora de decidir qué hacer en primer lugar.