Disponer de un sistema de organización fiable es una de las claves principales de la productividad personal, ya que te permite prescindir de los pensamientos de baja intensidad (esos que suelen rondar por tu cabeza sin que les prestes demasiada atención) y centrarte en el pensamiento intuitivo (el que empleas cuando «haces» cosas).
Esto es posible porque la organización elimina las distracciones generadas por los asuntos que no has abordado apropiadamente.
Organizar te ayuda a despejar el horizonte porque las cosas que procesas van a parar a los recipientes adecuados, que previamente has creado, en lugar de quedar sueltas por ahí.
Sin embargo, tu sistema de organización no es algo que vayas a crear de una sola vez, sino que irá evolucionando a medida que vayas procesando cosas y tengas la ocasión de comprobar si las has puesto o no en el lugar idóneo para ti.
A la hora de construir tu sistema de organización debes tener en cuenta que, según David Allen, existen siete tipos primarios de cosas a tener en cuenta:
- La lista de proyectos
- El material de apoyo para proyectos
- Las próximas acciones con fecha fija
- La lista, o listas, de próximas acciones sin fecha fija
- La lista de acciones «a la espera»
- El material de consulta
- La lista, o listas, de acciones «algún día/tal vez»
Es muy importante que todas estas categorías estén claramente delimitadas entre sí, ya que cada una de ellas representa un tipo distinto de compromiso que has hecho contigo mismo.
De que seas capaz de mantener nítidas las fronteras entre ellas depende en gran parte su valor organizativo. Esto, que puede parecer obvio, es uno de los motivos por los que frecuentemente fracasa la implantación del sistema GTD. Si utilizas la agenda para anotar próximas acciones que no tienen fecha fija, o anotas en tu lista de próxima acciones cosas de las que estás «a la espera», tu sistema dejará de ser útil y tú dejarás de confiar en él.
Una buena forma de asegurarte de que estas categorías no se «contaminan» unas a otras es manteniéndolas visual, física y psicológicamente separadas.