Muchas presentaciones conllevan una triple necesidad. Por una lado, necesitamos un soporte visual que refuerce nuestro discurso y nos ayude a fijar el mensaje en las mentes de los oyentes. Por otro lado, como oradores, vamos a necesitar un guión que nos ayude a preparar la presentación para poder controlar en todo momento aquello que decimos. Y, finalmente, en una gran mayoría de casos, se nos pide un documento entregable para que los asistentes y aquellos que no pudieron asistir puedan revisar la información a posteriori.
Tres necesidades de índole muy diversa y que, a pesar de requerir soluciones distintas, mucha gente termina por concentrar en un único documento: Power Point utilizado como un 3 en 1. El motivo: ahorrarse tiempo en la preparación de la presentación. El resultado: malas diapositivas y peores presentaciones.
La finalidad de las diapositivas durante la presentación es exclusivamente la de reforzar el mensaje que se quiere transmitir mediante elementos visuales. Como dice William Glasser, añadir imágenes o gráficos a nuestra oratoria incrementa nuestra capacidad de aprender. En mi artículo anterior expusimos 4 razones empíricas que demuestran que es mejor poner más imágenes y menos texto. Por lo tanto, el material de soporte debe ser predominantemente visual. Debe servir para hacerse una idea de qué es lo que nos van a contar a continuación, pero debe ser rápido de procesar para que no nos impida poder concentrarnos en el speach.
“Las diapositivas deben carecer de significado en sí mismas, ya que de lo contrario, ¿para qué narices haría falta que tú estuvieras allí realizando la presentación?” – David S. Rose (mencionado en Presentación Zen por Garr Raynolds).
Estas dos características (la simplicidad en el diseño y la falta de significado al aislar el documento del presentador) son fundamentales para realizar una buena presentación. Pero al mismo tiempo hacen que las slides no sean el material adecuado para cubrir las otras dos necesidades: guiarnos durante la presentación e informar a posteriori.
Parece lógico que no podemos entregar un montón de diapositivas llenas de imágenes y sin explicación alguna. Así que lo habitual es aprovechar las slides para introducir los textos explicativos y hacer un documento entregable a la vez que proyectable que Garr Reynolds bautiza en su libro como “diapositimento” (slideuments).
Pero Power Point no es el software indicado para ello. Edward Tufte publicó en 2003 un artículo (The Cognitive Style of Power Point) en el que denuncia la baja resolución de este programa. Tufte realiza una interesante comparación entre la densidad de palabras de un texto convencional y de una slide y pone en evidencia que el número de palabras que caben en una diapositiva es mucho menor. Ello obliga al presentador a elegir entre crear un documento pobre en contenido (en comparación con un documento Word) o a hacer presentaciones aburridas con una gran cantidad de slides.
El resultado que se obtiene es una presentación aburrida y un documento escrito pobre.
¿Cómo evitar los “diapositimentos”?
¿Cómo podemos crear buenas slides (simples, visuales…) y, a su vez, entregar a la audiencia un documento que explique en profundidad el tema?
La solución es preparar 3 documentos independientes que respondan, cada uno, a una de las tres necesidades; unas slides como soporte visual; un guión para ayudar al presentador en su discurso; y un documento entregable con toda la información sobre el tema.
Reducir el tiempo de preparación de una presentación significa derrochar el tiempo de nuestra audiencia. Por eso, en las presentaciones, no utilicemos un 3 en 1.