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Una de las claves más importantes de el sistema ALFIN consiste en diferenciarlo de la formación de usuarios.
En Archivística este es un área relativamente poco fomentado y generalmente restringido al uso de las instalaciones y equipos. Se entiende que los fondos documentales ya están producidos y es responsabilidad del personal archivero proporcionar el servicio de acceso a dichos documentos.
Pero ¿qué pasa si nos paramos a pensar que los productores de documentos son los mayores usuarios de los mismos en sus fases activa y semiactiva? ¿No sería mucho más interesante proporcionar a los productores/usuarios las herramientas y procedimientos adecuados para que se racionalice y optimice la producción documental con destino al Archivo? A diferencia de las bibliotecas o centros de documentación (éstos en parte), la información no se genera fuera. Tenemos a los productores casi en nuestras propias instalaciones y, vuelvo a reproducirlo, "saber cuándo y por qué necesitas información, dónde encontrarla, y cómo evaluarla, utilizarla y comunicarla de manera ética" permitiría poner en valor a los Archivos.
En Archivística este es un área relativamente poco fomentado y generalmente restringido al uso de las instalaciones y equipos. Se entiende que los fondos documentales ya están producidos y es responsabilidad del personal archivero proporcionar el servicio de acceso a dichos documentos.
Pero ¿qué pasa si nos paramos a pensar que los productores de documentos son los mayores usuarios de los mismos en sus fases activa y semiactiva? ¿No sería mucho más interesante proporcionar a los productores/usuarios las herramientas y procedimientos adecuados para que se racionalice y optimice la producción documental con destino al Archivo? A diferencia de las bibliotecas o centros de documentación (éstos en parte), la información no se genera fuera. Tenemos a los productores casi en nuestras propias instalaciones y, vuelvo a reproducirlo, "saber cuándo y por qué necesitas información, dónde encontrarla, y cómo evaluarla, utilizarla y comunicarla de manera ética" permitiría poner en valor a los Archivos.
Por eso me parece muy inteligente el planteamiento que hace la UNE-ISO 15489:2006 cuando incluye como estrategia en la implementación de un sistema de gestión de documentos la formación tanto de los responsables como del personal. Pero claro esto no va a ningún lado si no se implementa (es auditable pero no certificable) = camino cerrado. Con esto no me gustaría quitar la idea a nadie que pretenda realizar mejoras en la organización de la información que se encuentra en los documentos, porque es de los mejores guiones que me he encontrado para realizar una organización integral en un archivo de una entidad activa.
Para mi la alfabetización informacional en archivos debería partir de la formación del personal gestor de documentos, que es todo el mundo (directivos, técnicos y administrativos). Deberían cuidarse los temarios de administrativos en los que te encuentras con una clasificación temática o confusión entre ordenación y clasificación. De hecho, el personal actualmente considerado como administrativo, en el amplio sentido de la palabra, no debería ser sinónimo de tecleador de documentos o receptor de llamadas sino que debería jugar un papel muy importante en la organización en cuanto a coordinar la comunicación documental en la empresa conociendo perfectamente las series documentales.
En definitiva, con los cambios que se están produciendo debido a los nuevos soportes de información y los nuevos modelos de negocio, se deben cambiar a la vez los roles que se están quedando obsoletos mientras que hay un vacío de personal en aspectos estratégicos. Y, conocer esas nuevas "debilidades" y solucionarlas permitirá a las empresas ser más "fuertes".